Операционная эффективность как инструмент опережающего роста бизнеса

Станислав Казаков

Бизнес-консультант «ЦБО & Business School», преподаватель, автор и ведущий курсов «Стратегический менеджмент», «Система продаж», «Организационное поведение» на программах МВА и ЕМВА МИРБИС

В современном бизнесе операционная эффективность становится ключевым фактором, определяющим конкурентоспособность компании. Однако важно понимать, что операционная эффективность — это не просто сокращение затрат или оптимизация процессов на нижнем уровне. Это стратегический инструмент, который позволяет бизнесу расти быстрее, делать больше и достигать лучших результатов. В этой публикации, сделанной на основе доклада на IX Благотворительном фестивале бизнес-образования «Интеллектfest»-2024, мы рассмотрим, как операционная эффективность может стать драйвером опережающего роста и развития для вашего бизнеса.

Операционная эффективность: взгляд сверху

Операционная эффективность на стратегическом уровне — это не про экономию на мелочах, а про создание условий для масштабирования бизнеса. В западных компаниях эффективность часто определяется бизнес-процессами и технологиями, в то время как в российском бизнесе ключевую роль играет человеческий фактор. Однако важно помнить, что даже самый талантливый сотрудник не сможет компенсировать неэффективные процессы.

Операционная эффективность — это не просто сокращение затрат или оптимизация процессов. Это стратегический инструмент, который позволяет бизнесу расти быстрее, делать больше и достигать лучших результатов.

Упражнение для руководителей:

Задайте себе вопрос: как вы уже используете операционную эффективность в своей компании? Где это работает, а где нет? Почему? Часто мы знаем о существовании инструментов, но не используем их эффективно. Например, SWOT-анализ знаком многим, но лишь единицы применяют его для стратегического развития.

Четыре фактора стратегической эффективности

1. Быстрее:

Компании, которые быстрее принимают решения и выполняют операции, получают стратегическое преимущество. Например, в условиях кризиса (как в феврале 2022 года) компании разделились на «быстрых» и «мертвых». Те, кто смог оперативно адаптироваться, выжили и даже укрепили свои позиции.

Упражнение: Проанализируйте, где ваш бизнес теряет скорость. Какие процессы можно ускорить?

2. Больше:

Эффективность позволяет делать больше с теми же ресурсами. Например, на производстве можно увеличить выпуск продукции без расширения площадей или найма новых сотрудников.

Пример: На заводе по производству металлоизделий выработка увеличилась в три раза за счет оптимизации процессов, а не за счет покупки нового оборудования.

3. Результативнее:

Результативность — это процент задач, которые доводятся до успешного завершения. Многие компании начинают проекты, но не доводят их до конца, что часто приводит к потерям.

Упражнение: Оцените, сколько проектов в вашей компании завершаются успешно. Где возникают «слепые зоны»?

4. Дешевле:

Снижение затрат — это последний этап. Сначала нужно обеспечить рост скорости, объема и результативности, а уже потом думать о сокращении издержек.

Бизнес-механизм: основа операционной эффективности

Прежде, чем оптимизировать отдельные процессы, нужно проанализировать бизнес-механизм в целом. Часто компании сталкиваются с проблемами из-за разрыва связей между подразделениями. Например, в крупных компаниях подразделения начинают работать автономно, что приводит к снижению общей эффективности.

Пять факторов потери эффективности в компании:

Действия без ценности: многие процессы не создают реальной ценности для бизнеса. Например, совещания без повестки и решений.
Избыточность: дублирование функций и процессов. Например, когда несколько сотрудников выполняют одну и ту же задачу.
Неправильный баланс параллельных и последовательных операций: например, закупка материалов только после согласования заказа с клиентом.
Простой квалифицированного персонала: когда сотрудники не создают ценность в моменте (например, ждут выдачи материалов на складе).
Переделки: исправление ошибок, которые можно было избежать на этапе планирования.

Конвейер: переход к автоматизации

Один из ключевых факторов успеха — это переход от ручных операций к конвейеру. Конвейер предполагает, что сотрудники выполняют минимальное количество унифицированных операций непрерывно. Это повышает скорость и качество работы.

Пример: в розничной сети «Дарвин» внедрение электронных ценников позволило мгновенно менять цены во всех магазинах, что значительно повысило операционную эффективность.

Делать иначе: инновации в процессах

Часто компании пытаются улучшить существующие процессы, вместо того, чтобы переосмыслить их.

Пример: в X5 Retail Group внедрение электронных табло позволило менять цены в реальном времени, что позволило значительно сократить затраты на персонал и повысить скорость работы.

Люди: ключевой фактор успеха

Операционная эффективность невозможна без вовлеченных сотрудников. Важно, чтобы сотрудники не только знали и умели выполнять свои задачи, но и хотели это делать.

Мотивация, четкие цели и автоматизация рутинных процессов — вот что делает команду эффективной.

Пять факторов успеха для сотрудников:

Знание и навыки
Желание выполнять задачи
Четкий целевой образ результата
Удобные условия работы
Автоматизм в выполнении задач

Интеграция управления эффективностью в бизнес-цикл

Управление эффективностью должно быть интегрировано в годовой и месячный цикл управления бизнесом. Это включает анализ, планирование, постановку задач, контроль процессов и результатов. Только так можно добиться устойчивого роста.

Практические шаги для внедрения операционной эффективности

Чтобы операционная эффективность стала реальным инструментом роста, важно не только понимать ее принципы, но и действовать. Вот несколько практических шагов, которые помогут вам начать:

1. Анализ текущих процессов

Проведите аудит ключевых бизнес-процессов. Определите, где возникают потери времени, ресурсов и качества. Используйте методологию Value Stream Mapping (картирование потока создания ценности), чтобы визуализировать процессы и найти узкие места.

2. Внедрение KPI

Разработайте систему ключевых показателей эффективности (KPI) для каждого подразделения. Например, для отдела продаж это может быть количество новых клиентов, для производства — процент брака, для логистики — время доставки.

3. Автоматизация рутинных задач

Найдите процессы, которые можно автоматизировать. Это может быть учет товаров, обработка заказов, согласование документов. Современные CRM-системы и ERP-решения позволяют значительно сократить время на выполнение рутинных операций.

4. Обучение сотрудников

Проводите регулярные тренинги для сотрудников, чтобы они понимали, как их работа влияет на общую эффективность компании. Внедряйте культуру непрерывного улучшения (кайдзен), где каждый сотрудник может предложить идеи для оптимизации процессов.

5. Мониторинг и обратная связь

Регулярно анализируйте результаты внедренных изменений. Собирайте обратную связь от сотрудников и клиентов, чтобы понимать, что работает, а что требует доработки.

Операционная эффективность как культура компании

Операционная эффективность — это не разовая акция, а постоянный процесс. Чтобы она стала частью ДНК вашей компании, важно создать культуру, где каждый сотрудник чувствует ответственность за результаты своей работы.

Вот несколько принципов, которые помогут в этом:

Прозрачность: cотрудники должны понимать, как их действия влияют на общие показатели компании. Регулярно делитесь с командой результатами и успехами.
Вовлеченность: поощряйте инициативу и предложения по улучшению процессов. Создайте систему, где каждый сотрудник может внести свой вклад в развитие компании.
Ориентация на результат: убедитесь, что все процессы и действия направлены на достижение конкретных целей. Избегайте «работы ради работы».

Кейс успешного внедрения операционной эффективности

Рассмотрим пример компании, которая смогла значительно повысить свою эффективность за счет системного подхода к совершенствованию процессов.

Компания: Производитель мебели

Проблема: Длительные сроки выполнения заказов, высокий процент брака, недовольство клиентов

Решение:

Провели анализ процессов и выявили узкие места (долгое согласование заказов, отсутствие предзаказа материалов).
Внедрили систему автоматического планирования производства и закупки материалов.
Обучили сотрудников работе с новыми инструментами.
Внедрили KPI для каждого этапа производства.

Результат:

Срок выполнения заказов сократился на 40%
Процент брака снизился с 8% до 2%
Удовлетворенность клиентов выросла на 25%

Операционная эффективность как путь к лидерству

Операционная эффективность — это не просто способ сократить затраты или ускорить процессы. Это стратегический ресурс, который позволяет бизнесу расти, адаптироваться к изменениям и опережать конкурентов. Внедрение принципов операционной эффективности требует системного подхода, вовлеченности команды и готовности к изменениям.

Начните с малого: проанализируйте свои процессы, найдите ключевые точки роста и внедрите первые улучшения. Помните, что операционная эффективность — это не единичное мероприятие, а непрерывный процесс улучшений. Компании, которые делают ее частью своей культуры, получают не только краткосрочные выгоды, но и долгосрочное конкурентное преимущество.

Прямо сейчас задайте себе вопрос: какие три процесса в вашей компании можно улучшить уже завтра? Начните с них, и вы увидите, как операционная эффективность станет вашим главным союзником в достижении успеха.